Un gasto es deducible cuando está vinculado a la actividad, tiene una factura en regla y está anotado en los libros. Casi todas las discusiones son sobre lo primero.
La ley española no publica una lista de gastos permitidos. Fija condiciones: que el gasto sirva para obtener los ingresos, que esté documentado, normalmente con factura completa a tu nombre y NIF, y que esté registrado. Un tique de caja sin tus datos no suele bastar.
Si trabajas en casa y lo has comunicado a Hacienda, los gastos de la vivienda (alquiler o intereses, IBI, comunidad) se deducen en proporción a los metros usados. Los suministros tienen regla propia: el 30 % de la proporción de la vivienda destinada a la actividad. Con un 10 % de la casa, se deduce el 3 % de la luz, el agua, el gas e internet. Es poco, a propósito.
Un portátil de 2.000 € comprado en julio no es gasto del mes. Al 25 % anual, el primer año se deducen 250 € y después 500 € al año. El IVA de la compra, en cambio, se deduce entero en el trimestre.
En estimación directa simplificada se deduce además un porcentaje del rendimiento neto por gastos de difícil justificación, con un tope anual. No necesita facturas.
Lo que más se rechaza en una revisión: vehículos de uso mixto, comidas sin motivo claro de trabajo, ropa que no es de trabajo, móviles sin prueba de uso profesional y todo lo facturado a nombre de otro. Un proveedor extranjero no es problema si hay factura con tus datos; se anota al cambio de su fecha y, si es un servicio, con inversión del sujeto pasivo en el IVA.
Llevamos los libros y presentamos las declaraciones de quien trabaja en España con otro país de por medio, a cuota fija.